Archivo Municipal de Oviedo


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  • Autora: Ana María Herrero Montero, Archivera Municipal de Oviedo.

NATURALEZA Y FINALIDAD PRINCIPAL DEL SERVICIO

La historia del Archivo Municipal de Oviedo corre paralela a la historia de la propia Ciudad como entidad jurídica autónoma, y responde a la necesidad de guardar aquellos documentos indispensables para la defensa de sus derechos y el buen funcionamiento de sus servicios. Ya en el siglo XV se tienen noticias de la existencia de un «Arca» donde se guardaban esos documentos; Arca que en el siglo XVI se encontraba en casa del escribano, a donde, por acuerdo del Ayuntamiento, había sido trasladada por razones de seguridad, y que posteriormente pasa a las Casas Consistoriales de la calle de la Rúa. El Arca es sustituida por un armario, como puede leerse en un acuerdo de 1664 que habla del traslado por un ensamblador del «Archivo» al nuevo consistorio, actual edificio, en el que ya había fabricado el mismo ensamblador seis años antes un «Archivo nuevo». En 1780 el Maestro Arquitecto de la Ciudad, don Francisco Pruneda, proyecta un nuevo armario con cajones, que servirá para acoger la documentación hasta que su volumen obligue a destinar, ya a principios del siglo XX, una sala en la planta baja del edificio consistorial, en la que permanece el Archivo hasta su definitiva instalación en 1944 en el último piso de las Casas Consistoriales, tras el paréntesis de la Guerra Civil en que se depositó la documentación más importante en la Banca Trelles de Luarca y el resto se repartió entre distintos inmuebles de Oviedo.

El Archivo Municipal, tal y como indica su Reglamento, está encargado del Sistema de Gestión y Tratamiento de la documentación municipal. Y así, el Archivo se ocupa tanto de la conservación y catalogación de la documentación existente y de la documentación administrativa transferida por las Secciones, como de la documentación que se encuentra en los archivos de oficina y archivos intermedios.

El Archivo cuenta con tres fondos: el fondo municipal propiamente dicho, fruto de la actividad del Ayuntamiento como entidad jurídica (desde el año 1214 hasta el año en curso), el fondo de la Compañía de Jesús que comprende la documentación intervenida a la Compañía de Jesús tras su expulsión por orden de Carlos III y que el Estado cedió al Ayuntamiento (años 1535-1872) y el fondo de la Sociedad Ovetense de Festejos (desde 1947 hasta la actualidad).

El Archivo Municipal se puede subdividir, según sus funciones, en cinco grandes áreas: Archivo Histórico, Archivo Administrativo, Biblioteca y Centro de Documentación.

1. Archivo Histórico

Se ocupa de la documentación histórica, tanto de la conservación y catalogación de los fondos existentes, como de la adquisición de otros nuevos. Asimismo, se encarga de la atención a los investigadores, de las consultas que sobre aspectos de historia de la Ciudad (desarrollo urbanístico, arte y población, preferentemente) realizan los particulares y la propia Administración y de la Fundación Cultural, como la elaboración de guías y catálogos, las visitas de grupos de estudiantes y de adultos, y la participación del Archivo en Exposiciones y Publicaciones.

Las lenguas de sus documentos son el castellano, el asturiano y el latín. Toda la documentación del Archivo Histórico se encuentra restaurada y, parte de ella, microfilmada o digitalizada. Integran sus fondos los expedientes y libros anteriores a 1925 y las siguientes Secciones especiales:

  • Sección de Medallas: La Colección de Medallas del Ayuntamiento de Oviedo tiene su origen en aquellas medallas ingresadas en el Archivo Municipal bien por su carácter de regalo institucional o por la propia edición por parte del Ayuntamiento de medallas conmemorativas, como es el caso de las Bienales de Arte. A este grupo inicial se fueron sumando otras muchas procedentes de donaciones (como las medallas donadas por D.ª Manolita Porrero Sampedro y D. Manuel Arregui Álvarez) o adquisiciones. En este sentido, la aportación de D. Manuel Arregui Álvarez, fruto de toda una vida dedicada al coleccionismo numismático, debe ser considerada como el núcleo fuerte de esta Colección, no sólo en términos cuantitativos sino, sobre todo, en términos cualitativos. Es difícil, por no decir directamente imposible, pensar en reunir en estos momentos una colección tan completa sobre la temática común de Oviedo por su importancia, calidad y número. En la actualidad la colección está compuesta por 450 medallas, de las que se dispone de una base de datos.
  • Archivo de Imágenes: Sirve de complemento a los investigadores para los estudios sobre la Ciudad. La catalogación de estos fondos se realiza en soporte informático mediante una aplicación que permite, junto a la tradicional ficha de descripción de cada fotografía, guardar una imagen digitalizada de la misma, lo que facilita su consulta y reproducción a la vez que sirve de copia de seguridad. La cesión de los fondos del fotógrafo Adolfo López Armán, que cuentan con más de diez mil instantáneas, entre negativos, placas de cristal y positivos, además del material de laboratorio, ha supuesto un notable enriquecimiento de esta sección.
  • Servicio de Honores y Distinciones: Formada por aquellos objetos regalados al Ayuntamiento, como placas, platos, escudos, etc. En 2011 la colección estaba compuesta por 385 objetos, todos ellos incluidos en una base de datos.
  • Hemeroteca: Formada por ejemplares sueltos de periódicos del s. XIX y XX y la colección completa del diario ovetense «El Correo de Asturias» (1890-1915).

También se encuentran como materiales especiales la colección de planos de la ciudad y la colección de carteles, en la que hay que destacar los carteles de las fiestas de San Mateo desde finales del s. XIX hasta la actualidad (todos ellos digitalizados).

2. Archivo Administrativo

Gestiona la documentación administrativa (conservación de la existente y catalogación de la nueva transferida por las Secciones = registro, signaturado, ficha en papel y ficha informática en una base de datos, y colocación en cajas), contra los préstamos a las Secciones y atiende las consultas del público, tanto de expedientes como de ordenanzas municipales.

En la actualidad, se están incorporando todos los ficheros en papel a una base de datos que permite la recuperación inmediata de la información; hasta el momento se han introducido más de 100.000 registros que corresponden a toda la documentación de Licencias de Obras, Personal, Policía Urbana, Policía Rural, Sanidad, Secretaría (Libros de Actas de Pleno, Permanente, Comisiones, etc.), Protocolo (Exp. de Bodas), Urbanismo y los expedientes posteriores a 1986 del resto de unidades municipales.

El Archivo, como cabeza del sistema de archivos del Ayuntamiento, se encarga de la dirección técnica en las labores de organización de los archivos de las oficinas. Asimismo, el Servicio de Archivo, como órgano especializado en la administración del sistema de gestión y tratamiento de documentos, es el encargado de la elaboración y revisión del Cuadro de Clasificación de la documentación municipal, y forma parte de la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos encargada de la valoración y de los plazos de transferencia, selección y acceso.

3. Biblioteca

Está encargada de la adquisición, catalogación y control de los libros, las publicaciones periódicas y los boletines oficiales para todas las Secciones. Respecto a las publicaciones periódicas y boletines oficiales, para evitar duplicidades en el caso en que sólo exista la edición en papel, sólo se adquiere un ejemplar de cada una de ellas, cuyo índice se distribuye entre las secciones, para posteriormente remitir fotocopiados los artículos que solicitan por ser de su interés. La política del Archivo prima la suscripción «on-line» frente a las tradicionales publicaciones en papel ya que nos permite contar con una información actualizada, un uso compartido por un mayor número de personas y evita la realización de fotocopias con el consiguiente ahorro de tiempo, material y dinero. Esta tarea conlleva también el control de las licencias de acceso a estas bases.

4. Centro de Documentación

Abierto al público para consulta del BOE [Boletín Oficial de Estado], BOPA [Boletín Oficial del Principado de Asturias] y legislación española en general, realiza también la búsqueda para los funcionarios de toda aquella información que precisan para sus informes como puede ser «literatura gris» (Normas UNE, ISO, etc.), legislación comunitaria, artículos de revista y libros sobre algún tema específico, y documentación en otros archivos.

Para facilitar las comunicaciones con los investigadores así como las búsquedas de información y bibliografía, el Archivo está conectado a Internet, y cuenta con correo electrónico. Igualmente, desde finales de 1998, dispone de su propia página web con fines de información y consulta directa de sus fondos en la red. Los contenidos presentes en la página web del Archivo son la serie de Pergaminos, Libros de Acuerdos, Justificaciones de Hidalguías, Padrones de vecindad, Libros de Registro Civil y los Catálogos del archivo, que comprenden documentos desde 1214 hasta 1868, con cerca de 100.000 imágenes.

La gran acogida de la página web ha permitido, por una parte, dar acceso a nuestros fondos a personas residentes fuera del municipio y, por otra, reducir las consultas presenciales que implicaban molestias al ciudadano, al tener que desplazarse y someterse a un horario, y que, a su vez, causaban el deterioro de los documentos originales por su uso.


Datos:


Dirección postal: Plaza de la Constitución. 33009 Oviedo. Asturias (España)
Dirección digital: 8CMP8WW7+WH
Clasificado: Patrimonio histórico › Museos › Archivos históricos


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